Sistemi di comunicazione e telefonia

Comunicazione al passo con i tempi in home office

Con la pandemia da coronavirus, il lavoro da casa si è affermato in molte aziende. Per garantire una comunicazione efficace tra collaboratori e clienti, è necessario adottare le soluzioni tecniche adeguate.

All’inizio del 2020, per molte persone sono cambiate le modalità e il luogo di lavoro. Da un giorno all’altro, molte aziende hanno imposto il lavoro da casa. Ciò ha posto diverse sfide, richiedendo l’adeguamento dei processi abituali e delle routine e la ricerca di soluzioni tecniche per poter lavorare da casa. Tuttavia, non tutti partivano dallo stesso punto: le aziende con impianti telefonici moderni erano avvantaggiate, in quanto potevano adattarsi rapidamente alle nuove esigenze. Il fatto che lo standard di rete ISDN fosse stato dismesso due anni prima e che le aziende fossero quindi state costrette a rinnovare i propri impianti di comunicazione si è rivelato, col senno di poi, una benedizione.

VoIP come vantaggio

Chi aveva già adottato la tecnologia Voice over IP (VoIP) era avvantaggiato durante la prima settimana di lockdown: gli impianti telefonici VoIP sono molto flessibili e possono essere utilizzati ovunque, a condizione che sia disponibile una connessione a Internet. Non importa, quindi, se si usa il telefono (mobile) sul posto di lavoro, a casa o mentre si è in giro. Inoltre, un impianto del genere permette di ridurre i costi, in quanto si possono utilizzare tariffe di chiamata più convenienti e piani flat. E, le aziende con più sedi che utilizzano lo stesso fornitore di servizi VoIP, godono anche del vantaggio che i dipendenti possono telefonarsi tra loro gratuitamente.

Con l’introduzione del VoIP è stata posta la prima pietra per una soluzione di comunicazione intelligente. La possibile integrazione di vari canali, come il messaging, la comunicazione vocale e video IP, l’agenda o il collegamento di dispositivi mobili su un’unica piattaforma fa in modo che l’impianto soddisfi esattamente ogni esigenza. Questa interazione è chiamata Unified Communications e il tutto viene presentato su una superficie uniforme. Oggi spesso i fornitori di sistemi telefonici VoIP integrano nelle loro soluzioni la tecnologia UC.

Inhouse o esternamente?

Prima di installare un impianto telefonico, l’azienda deve chiarire se desidera un impianto in house o una soluzione cloud con un impianto virtuale. Entrambe le opzioni hanno costi simili nel lungo periodo, quindi il fattore economico ha un ruolo secondario.

Con una soluzione interna bisogna calcolare un investimento iniziale maggiore e del personale in azienda addetto alla manutenzione regolare del sistema di comunicazione. Se l’impresa dispone già di un team IT ben sviluppato, si tratta della soluzione più appropriata. Se la manutenzione in loco viene eseguita dal fornitore, ci sono delle spese aggiuntive, che a seconda del fornitore possono comprendere anche costose spese di trasferta.

Con una soluzione cloud, chiamata anche Virtual PBX, la manutenzione è sempre a carico del provider esterno. Questo può accedere al server telefonico virtuale da qualsiasi luogo, per eseguire aggiornamenti o in caso di guasti. I costi iniziali sono molto più bassi, ma si pagano tariffe mensili regolate da un contratto di manutenzione e che possono variare considerevolmente. Meglio quindi valutare accuratamente.

Con cavi o senza fili?

Sul posto di lavoro sono disponibili diversi modelli. I modelli più diffusi sono i telefoni da tavolo con cavo, i dispositivi cordless DECT («Digital Enhanced Cordless Telecommunications») e i softphone. Per softphone s’intendono soluzioni software installabili, ad esempio, su PC, tablet o cellulari che consentono di effettuare chiamate tramite la rete VoIP. Per tutte queste soluzioni sono disponibili cuffie con o senza fili; una soluzione particolarmente utile per i collaboratori che effettuano molte chiamate.

Una panoramica di cosa offrono i sistemi telefonici moderni:

• Conference call per conversazioni simultanee con più partecipanti
• Collegamento con altri partecipanti durante una conversazione
• Funzione pickup: consente di rispondere alla chiamata di un altro partecipante
• Funzione hold: consente di mettere in attesa una chiamata con un annuncio o musica
• Attiva/disattiva: consente di passare da una chiamata all’altra
• Deviazione di una chiamata durante un orario prestabilito (attivazione notturna)
• File d’attesa: distribuzione automatica delle chiamate (gruppi predefiniti)
• Registrazione: registra la conversazione
• Fax-to-Mail: software per un apparecchio fax virtuale
• Ascolto della segreteria telefonica tramite telefono VoIP o invio dei file audio digitali via e-mail
• Callthrough (DISA): integra i telefoni cellulari dei dipendenti