Telefon- und Kommunikationsanlagen

Zeitgemässe Kommunikation im Homeoffice

Seit der Coronapandemie hat sich in vielen Unternehmen das Arbeiten im Homeoffice etabliert. Damit die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie der Kundschaft funktioniert, benötigen Mitarbeitende entsprechende technische Lösungen.

Anfang 2020 hat sich für viele Menschen die Art und Weise verändert, wie und wo sie arbeiten. Von heute auf morgen war in zahlreichen Betrieben Homeoffice angesagt. Dies stellte die Unternehmen und ihre Angestellten nicht nur vor die Herausforderung, die gewohnten Abläufe und Routinen anzupassen, sondern auch die technischen Lösungen fürs Arbeiten von Zuhause bereitzustellen. Dabei hatten die Firmen sehr unterschiedliche Ausgangslagen. Im Vorteil waren unter anderem jene mit modernen Telefonanlagen, die sich schnell auf die neuen Bedürfnisse adaptieren liessen. Dass der Netzstandard ISDN zwei Jahre zuvor abgeschaltet worden war und die Unternehmen darum ihre Kommunikationsanlagen erneuern mussten, erwies sich im Nachhinein als Segen.

VoIP als Vorteil

Wer damals schon auf die Voice-over-IP-Technik (VoIP) gesetzt hatte, war während der ersten Wochen im Lockdown im Vorteil: VoIP-Telefonanlagen sind sehr flexibel und funktionieren ortsunabhängig, solange eine Internetverbindung besteht. Damit spielt es keine Rolle, ob das (Mobil-)Telefon am Arbeitsplatz, zu Hause oder unterwegs verwendet wird. Mit einer VoIP-Telefonanlage lassen sich zudem die Kosten reduzieren, indem man günstigere Gesprächstarife und Flatrates nutzt. Unternehmen mit mehreren Standorten und demselben VoIP-Anbieter haben überdies den Vorteil, dass Mitarbeitende untereinander kostenlos telefonieren.

Mit der Einführung von VoIP legt man den Grundstein für eine intelligente Kommunikationslösung. Die mögliche Integration von verschiedenen Kanälen wie Messaging, IP-Sprach- und Videokommunikation, Kalender oder die Einbindung mobiler Telefone auf einer einzigen Plattform sorgt für eine Anlage, die genau den Bedürfnissen entspricht. Dieses Zusammenspiel wird Unified Communications (UC) genannt und präsentiert wird das Ganze auf einer einheitlichen Oberfläche. Anbieter von VoIP-Telefonanlagen haben heute oft UC-Technik in ihre Lösungen integriert.

Inhouse oder extern?

Vor der Anschaffung einer Telefonanlage muss sich eine Firma fragen, ob man eine Inhouse-Anlage mit dem Server vor Ort oder eine Cloud-Lösung mit virtueller Telefonanlage wählt. Dabei spielt der Kostenfaktor eine untergeordnete Rolle, denn beide Lösungen kosten auf längere Sicht etwa gleich viel.

Bei einer Inhouse-Lösung ist mit einer höheren Erstinvestition zu rechnen; zudem braucht es personelle Ressourcen und das nötige Know-how, um die Kommunikationsanlage regelmässig zu warten. Verfügt eine grössere Firma schon über ein gut ausgebautes IT-Team, bietet sich eher eine solche Lösung an. Falls die Wartung vor Ort vom Anbieter übernommen wird, können zusätzliche Kosten in Form von Anfahrtsspesen anfallen.

Bei einer Cloud-Lösung, auch Virtual PBX (Private Branch Exchange, Nebenstellenanlage) genannt, übernimmt immer der externe Anbieter die Wartung. Er kann für Updates und bei Störungen von jedem beliebigen Ort auf den virtuellen Telefonserver zugreifen. Hier sind Anfangskosten zwar viel tiefer, aber es fallen monatliche Gebühren an. Diese sind in einem Wartungsvertrag geregelt und können stark variieren. Genau hinschauen lohnt sich also.

Verkabelt oder schnurlos?

Am Arbeitsplatz selbst stehen verschiedene Modelle zur Verfügung. Die drei gängigsten sind klassische verkabelte Tischapparate, schnurlose DECT-Geräte (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) und Softphones. Unter Softphones versteht man Softwarelösungen, die beispielsweise auf PCs, Tablets oder Handys installiert werden und das Telefonieren über das VoIP-Netz ermöglichen. Zu allen Lösungen gibt es passende Headsets mit oder ohne Kabel. Davon profitieren insbesondere Mitarbeitende, die häufig telefonieren.

Was moderne Telefonanlagen bieten – eine Übersicht:

• Konferenzschaltung für das simultane Gespräch mit mehreren Teilnehmern
• Aufschalten von zusätzlichen Teilnehmern während einem Gespräch
• Pickup: Das Gespräch von einem anderen Teilnehmer heranholen
• Hold: Gespräch halten mit Warteansage oder Musik
• Makeln: Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
• Anruf während einer definierten Zeit umleiten (Nachtschaltung)
• Warteschlangen: automatische Rufverteilung (definierte Gruppen)
• Record: Gesprächsaufzeichnung
• Fax-to-Mail: ein virtuelles Software-Faxgerät
• Voicemail über das VoIP-Telefon abhören oder digitale Sounddatei per Mail senden
• Callthrough (DISA): integriert die Mobiltelefone der Mitarbeitenden