Telefon- und Kommunikationsanlagen

Moderne Telefonanlagen im Stresstest

Seit der Corona-Krise arbeiten Zehntausende im Homeoffice. Die Mitarbeitenden müssen aber für Kunden erreichbar bleiben. Moderne Kommunikationsanlagen mit VoIP-Telefonie erleichtern die Umstellung.

Durch die Corona-Krise hat sich die Art wie wir arbeiten verändert. Zehntausende von Angestellten in der ganzen Schweiz wurden gebeten von zuhause aus zu arbeiten. Unternehmen mit modernen Telefonanlagen konnten die Kommunikation unter den Mitarbeitenden oder mit den Kunden schnell auf die neuen Bedürfnisse umstellen, denn durch die Abschaltung von ISDN vor zwei Jahren waren viele Unternehmen gefordert ihre Kommunikationsanlagen zu erneuern. Das kommt ihnen heute zu Gute.

Wer damals schon auf die VoIP-Technologie gesetzt hat, war während den Wochen im Lockdown im Vorteil, weil sich VoIP-Telefonanlagen durch eine hohe Flexibilität auszeichnen und sie – solange eine Internetverbindung besteht – immer funktionieren. Somit verfügt das Telefon auch unterwegs über alle Optionen. Das war und ist besonders vorteilhaft für Mitarbeitende, die im Home-Office arbeiten oder viele externe Kundentermine wahrnehmen.

Mit einer VoIP-Telefonanlage lassen sich zudem die Kosten dank günstigeren Gesprächstarifen und Flatrates reduzieren. Unternehmen mit mehreren Standorten unter demselben VoIP-Anbieter haben den Vorteil, dass Mitarbeitende untereinander kostenlos telefonieren.

Die Telefonzentrale als Eingangstor

Für grössere KMU, die Hotellerie oder für Call Center sind leistungsstarke Telefonanlagen mit einem Endgerät nötig. Dieses wird auch Vermittlungsplatz genannt und nimmt die Anrufe der Hauptnummer einer Firma entgegen und vermittelt den gewünschten Gesprächspartner. Besonders für grosse Unternehmen mit vielen Direktnummern ergibt dieses Modell mit verschiedenen Ausbaustufen Sinn.

Mit der Einführung von VoIP legt man den Grundstein für eine intelligente Kommunikationslösung. Die mögliche Integration von verschiedenen Kanälen, wie Messaging, IP-Sprach- und Videokommunikation, Kalender oder die Einbindung mobiler Endgeräte auf einer einzigen Plattform sorgt für eine Anlage, die genau den Bedürfnissen entspricht. Dieses Zusammenspiel wird Unified Communications genannt und präsentiert wird das Ganze auf einer einheitlichen Oberfläche. Anbieter von VoIP-Telefonanlagen haben heute oft UC-Technologien in ihre Lösungen integriert.

Was passt besser – Inhouse oder Cloud?

Eine wichtige Frage, welche sich eine Firma stellen muss, wenn sie die Anschaffung einer Telefonanlage plant, ist, ob man eine Inhouse-Anlage mit dem Server vor Ort oder eine Cloud Lösung mit virtueller Telefonanlage wählt. Dabei spielt der Kostenfaktor eine untergeordnete Rolle, denn beide Lösungen kosten auf längere Sicht etwa gleichviel.

Bei einer Inhouse-Lösung ist mit einer höheren Erstinvestition zu rechnen und ein Unternehmen benötigt personelle Ressourcen, um die Kommunikationsanlage regelmässig zu warten. Verfügt die Firma schon über ein gut ausgebautes IT-Team, bietet sich eher eine solche Lösung an. Falls die Wartung vor Ort vom Anbieter übernommen wird, fallen zusätzliche Kosten an, was je nach Anbieter teure Anfahrts- und Spesenkosten mit sich bringen kann.

Bei einer Cloud-Lösung, auch Virtual PBX genannt, übernimmt immer der externe Anbieter die Wartung. Er kann für Updates und bei Störungen von jedem beliebigen Ort auf den virtuellen Telefonserver zugreifen. Hier sind Anfangskosten zwar viel tiefer, aber es fallen monatliche Gebühren an. Diese sind in einem Wartungsvertrag geregelt und können stark variieren. Genau hinschauen lohnt sich also.

Am Arbeitsplatz steht immer noch ein Telefon

Am Arbeitsplatz selber stehen verschiedene Modelle zur Verfügung. Die drei gängigsten sind klassische verkabelte Tischapparate, schnurlose DECT-Geräte und Softphones. Für Mitarbeitende, welche das Telefon häufig benutzen, gibt es zu den Tischapparaten passende Headsets, um das Telefonieren angenehmer zu machen. Softphones oder PC-Telefone werden direkt mit dem Computer verbunden und telefoniert wird über das entsprechende Computerprogramm. DECT-Geräte sind schnurlos, was bessere Bewegungsfreiheit bietet.

Was bieten moderne Telefonanlagen:

• Konferenzschaltung für das simultane Gespräch mit mehreren Teilnehmern
• Aufschalten von zusätzlichen Teilnehmern während einem Gespräch
• Pickup: Das Gespräch von einem anderen Teilnehmer heranholen
• Hold: Gespräch halten mit Warteansage oder Musik
• Makeln: Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
• Anruf während einer definierten Zeit umleiten (Nachtschaltung)
• Warteschlangen: automatische Rufverteilung (definierte Gruppen)
• Record: Gesprächsaufzeichnung
• Fax-to-Mail: ein virtuelles Software-Faxgerät
• Voicemail über das VoIP-Telefon abhören oder die digitale Sounddatei per E-Mail senden
• Callthrough (DISA): integriert die Mobiltelefone der Mitarbeitenden