Sistemi di comunicazione e telefonia

I moderni sistemi telefonici sottoposti a stress test

Dallo scoppio della crisi del coronavirus, decine di migliaia di persone lavorano da casa. I collaboratori devono comunque essere raggiungibili dai clienti. I moderni sistemi di comunicazione con telefonia VoIP facilitano questa svolta.

La crisi del coronavirus ha cambiato il modo di lavorare. In tutta la Svizzera, decine di migliaia di dipendenti sono stati invitati a lavorare da casa. Le aziende con sistemi di telefonia moderna sono state in grado di adattare rapidamente alle nuove esigenze la comunicazione tra i collaboratori o con i clienti. Infatti, dopo la disattivazione del sistema ISDN, due anni fa, molte aziende sono state incoraggiate a rinnovare i loro impianti di telecomunicazione. E oggi ne traggono beneficio.

Chi aveva puntato sulla tecnologia VoIP già all’epoca, durante le settimane di lockdown si è ritrovato avvantaggiato, perché i sistemi di telefonia VoIP si distinguono per l’alta flessibilità e funzionano sempre – a condizione che ci sia una connessione a Internet. Di conseguenza il telefono conserva tutte le opzioni anche in viaggio. Ciò era – ed è – particolarmente vantaggioso per i collaboratori che svolgono il lavoro da casa o che hanno parecchi appuntamenti con clienti all’esterno.

Con un sistema telefonico VoIP, inoltre, si possono ridurre i costi grazie a prezzi di chiamata più bassi e a tariffe forfettarie. E le aziende con più sedi con lo stesso provider VoIP hanno il vantaggio che i collaboratori possono telefonare tra loro gratuitamente.

Centrale telefonica come porta d’ingresso

Per le PMI più grandi, il settore alberghiero o per i call center, sono necessari impianti telefonici ad alte prestazioni con un dispositivo terminale. Questo viene chiamato anche «console operatore» e riceve le telefonate in arrivo sul numero principale dell’azienda, smistandole poi agli interlocutori desiderati. Questo modello con diversi livelli di espansione conviene specialmente alle grandi aziende con molti numeri diretti.

Con l’introduzione del VoIP è stata posta la prima pietra per una soluzione di comunicazione intelligente. La possibile integrazione di vari canali, come il messaging, la comunicazione vocale e video IP, l’agenda o il collegamento di dispositivi mobili su un’unica piattaforma fa in modo che l’impianto soddisfi esattamente ogni esigenza. Questa interazione è chiama Unified Communications e il tutto viene presentato su una superficie uniforme. Spesso oggi i fornitori di sistemi telefonici VoIP integrano nelle loro soluzioni la tecnologia UC.

Meglio inhouse o cloud?

Una domanda importante, che un’azienda deve porsi quando pianifica l’acquisto di un impianto telefonico, riguarda la scelta tra un impianto inhouse con server interno e una soluzione cloud con impianto telefonico virtuale. Qui il fattore costi svolge un ruolo secondario, poiché entrambe le soluzioni vengono a costare all’incirca uguale a lungo termine.

Con una soluzione interna bisogna calcolare un investimento iniziale maggiore e del personale in azienda addetto alla manutenzione regolare del sistema di comunicazione. Se l’impresa dispone già di un team IT ben sviluppato, si tratta della soluzione più appropriata. Se la manutenzione in loco viene eseguita dal fornitore, ci sono delle spese aggiuntive, che a seconda del fornitore possono comprendere anche costose spese di trasferta.

Con una soluzione cloud, chiamata anche Virtual PBX, la manutenzione è sempre a carico del provider esterno. Questi può accedere al server telefonico virtuale da qualsiasi luogo, per eseguire aggiornamenti o in caso di guasti. I costi iniziali sono molto più bassi, ma si pagano tariffe mensili regolate da un contratto di manutenzione e che possono variare considerevolmente. Meglio quindi valutare accuratamente.

Sul posto di lavoro c’è sempre un telefono

Per il posto di lavoro stesso sono disponibili diversi modelli. I tre più comuni sono il classico telefono da scrivania cablato, l’apparecchio DECT senza fili e il softphone. Per i dipendenti che utilizzano spesso il telefono, ci sono cuffie adatte ai diversi apparecchi fissi per rendere più comode le telefonate. I softphone o i telefoni integrati nel PC sono collegati direttamente al computer e si telefona attraverso il relativo programma informatico. Gli apparecchi DECT sono senza fili e offrono quindi una maggiore libertà di movimento.

Cosa offrono i sistemi telefonici moderni:

• Conference call per conversazioni simultanee con più partecipanti
• Collegamento con altri partecipanti durante una conversazione
• Funzione pickup: consente di rispondere alla chiamata di un altro partecipante
• Funzione hold: consente di mettere in attesa una chiamata con un annuncio o musica
• Attiva/disattiva: consente di passare da una chiamata all’altra
• Deviazione di una chiamata durante un orario prestabilito (attivazione notturna)
• File d’attesa: distribuzione automatica delle chiamate (gruppi predefiniti)
• Registrazione: registra la conversazione
• Fax-to-Mail: software per un apparecchio fax virtuale
• Ascolto della segreteria telefonica tramite telefono VoIP o invio dei file audio digitali via e-mail
• Callthrough (DISA): integra i telefoni cellulari dei dipendenti